Politica de confidențialitate

1. Angajamentul nostru

PatrolSemaphore este o platformă folosită de firme de pază pentru a organiza, executa și verifica patrule bazate pe scanare NFC. Colectăm doar datele necesare pentru ca platforma să funcționeze — programare, scanări, rapoarte — și nu vindem niciodată datele tale către terți.

Agenții de pază (utilizatorii aplicației mobile) au acces doar la propriile patrule. Beneficiarii au acces doar la datele patrulelor de la obiectivele lor. Administratorii firmei de pază văd datele organizației din care fac parte.

2. Cine este operatorul de date

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin PatrolSemaphore este firma de pază care deține contul de organizație (denumită „Client” în Termenii și condițiile noastre) sau, pentru datele legate direct de operarea platformei (cont, facturare, comunicări cu noi), PatrolSemaphore.

Pentru întrebări legate de această politică sau despre datele tale, ne poți scrie la contact@patrolsemaphore.ro.

3. Ce date colectăm și de ce

Colectăm date diferite în funcție de rolul pe care îl ai în platformă.

• Cont și autentificare: nume, nume de utilizator, email (opțional), parolă (stocată criptat, niciodată în clar), rol (superadmin, admin, beneficiar, agent). Temei legal: executarea contractului dintre tine/firma ta și PatrolSemaphore.
• Date de patrulare (agenți): traseul alocat, punctele de control NFC scanate, ora fiecărei scanări, statusul patrulei (programată, în desfășurare, finalizată, parțială, ratată). Temei legal: interes legitim al firmei de pază de a verifica execuția serviciului de pază contractat, respectiv executarea contractului.
• Date de organizație și beneficiari: nume obiectiv, nume beneficiar, trasee, program de patrulare. Temei legal: executarea contractului.
• Date de facturare: tarif per agent, agregare lunară, identificatori de plată procesați prin Stripe. Nu stocăm noi datele complete ale cardului tău. Temei legal: executarea contractului și obligații legale (contabilitate).
• Date tehnice: adresă IP, tip dispozitiv, jurnale de eroare și evenimente în aplicație, folosite pentru securitate și depanare. Temei legal: interes legitim.
• Date analitice (PostHog): interacțiuni anonimizate/pseudonimizate cu aplicația (ex. o patrulă a fost programată, un punct de control a fost scanat), folosite pentru a înțelege și îmbunătăți produsul. Temei legal: interes legitim; poți solicita excluderea contului tău.

4. Cine are acces la datele tale

Nu vindem datele tale. Le distribuim doar către:

• Subprocesatori tehnici care găzduiesc sau operează infrastructura platformei: Convex (bază de date), Vercel (găzduire aplicație web), Stripe (procesare plăți), Resend (emailuri tranzacționale — invitații, rapoarte lunare), PostHog (analiză de utilizare).
• Alți utilizatori din organizația ta, în limita rolului lor: un beneficiar vede statusul patrulelor la obiectivele sale, un administrator vede activitatea organizației sale — niciodată date din afara organizației.
• Autorități publice, doar când legea ne obligă expres (de exemplu, la cererea unei instanțe).

5. Transferuri internaționale

Ne dorim ca datele să rămână, pe cât posibil, în Spațiul Economic European. Unde folosim furnizori cu servere și în afara SEE, ne asigurăm că transferul se face pe baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau prin Clauze Contractuale Standard.

6. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele atât timp cât contul organizației tale este activ, plus o perioadă rezonabilă după aceea pentru obligații legale sau litigii posibile.

• Date de cont: pe durata existenței contului, apoi șterse sau anonimizate în maximum 12 luni de la dezactivare.
• Date de patrulare și scanări: păstrate pe durata contractului dintre firma de pază și beneficiar, ca dovadă a serviciului prestat, apoi conform obligațiilor contabile aplicabile (de regulă până la 5 ani).
• Date de facturare: conform obligațiilor legale de arhivare contabilă (de regulă 5–10 ani).
• Jurnale tehnice: maximum 12 luni.

7. Dezvăluiri excepționale

În situații rare — obligație legală expresă, ordin al unei instanțe, sau un pericol iminent pentru siguranța unei persoane — putem fi nevoiți să dezvăluim date fără a solicita în prealabil acordul tău. Aceste situații sunt excepția, nu regula.

8. Drepturile tale

Conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR), ai dreptul:

• de acces la datele tale personale;
• de rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• de ștergere a datelor („dreptul de a fi uitat”), cu excepția cazurilor în care păstrarea este obligatorie legal;
• de restricționare a prelucrării;
• de portabilitate a datelor, într-un format structurat;
• de opoziție față de prelucrarea bazată pe interes legitim;
• de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro.

9. Securitate

Parolele sunt stocate criptat și nu sunt niciodată vizibile — nici pentru noi. Comunicația dintre aplicație și server este criptată (HTTPS). Accesul la date este limitat conform rolului fiecărui utilizator și este verificat la fiecare cerere către server. Accesul intern al echipei PatrolSemaphore la datele clienților este restrâns la ceea ce este strict necesar pentru suport tehnic.

10. Cookie-uri

Folosim doar cookie-uri strict necesare funcționării platformei (menținerea sesiunii de autentificare). Detalii complete în politica noastră de cookies.

11. Minori

PatrolSemaphore este o platformă destinată exclusiv companiilor și profesioniștilor din domeniul pazei. Nu colectăm intenționat date despre minori.

12. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică pentru a reflecta schimbări legale sau ale produsului. Vom afișa data ultimei actualizări în partea de sus a paginii; pentru modificări importante, te vom anunța și prin email sau prin aplicație.

13. Contact

Pentru orice întrebare despre această politică sau despre datele tale, ne poți scrie la contact@patrolsemaphore.ro.